Megszervezte az ünnepeit, és néhány napig kint lesz a városból. Most minden készen áll, de csak egy dolog hiányzik: figyelmeztetni a kollégákat és az ügyfeleket, hogy azokban a napokban nem leszel ott, és nem tudsz válaszolni egyik e-mailjükre sem. Hosszúnak tűnik, igaz? A valóságban ez nem így van, mivel a autómatikus válasz e-mail dobozok. Ezzel bárki, aki kapcsolatba lép Önnel, kap egy programválaszot Öntől, amelyben figyelmeztetni fogja, hogy jelenleg nem áll rendelkezésre.
Jól! Fogadok, hogy éppen ezt kereste. Hogy mondod? Van Outlook postafiókja, és szeretné tudni, hogy elérhető-e ez a szolgáltatás? A válasz igenlő, és néhány pillanat múlva elmagyarázom, hogyan lehet aktiválni. Valójában a mai útmutatóban megmutatom az Outlook automatikus válaszának beállítása vagy közvetlenül a Webmail-ből, vagy az Outlook Windows és MacOS szoftverén keresztül (függetlenül a benne konfigurált postaládáktól).
Alig várom, hogy elkezdhessem olvasni azokat a tippeket, amelyeket neked írtam ebben az oktatóanyagomban? Ha ez a helyzet, ne pazaroljuk tovább az időt, és azonnal kezdjük. Üljön kényelmesen, és figyeljen azokra az eljárásokra, amelyeket jelezni fogok Önnek, hogy biztosan beállítson egy automatikus választ, amelyet az Outlook postafiókjában és azon kívül is használhat. Jó olvasást és mindenekelőtt jó munkát kívánok!
Outlook webmail, a követendő eljárás egyszerű. Először lépjen az általam megadott linkre, és jelentkezzen be az Outlook postafiókjába a Microsoft-fiók hitelesítő adataival.
Miután bejelentkezett, az Outlook mezőbe irányítja az e-mailek olvasására és írására. A főképernyőn kattintson a gombraikon egy fogaskerékkel, amelyet a jobb felső sarokban talál, és a megjelenő mezőben válassza ki az elemet Az összes Outlook-beállítás megtekintése, amelyet alább talál.
Miután ez megtörtént, a megjelenő képernyőn válassza ki az elemeket Levél > Automatikus válaszok, hogy elérje az automatikus válaszok konfigurációs panelt. Ezután mozdítsa el a kart KI nak nek TOVÁBB a megfogalmazás közelében Kapcsolja be az automatikus válaszokat, hogy aktiválja a funkcionalitást.
Ezen a ponton mindössze annyit kell tennie, hogy konfigurálja az automatikus választ. Ehhez használja az alábbi szövegdobozt az automatikus küldendő üzenet összeállításához, valahányszor az e-mailt bármelyik feladótól megkapja. Lesz egy fejlett HTML-szerkesztője, amely tetszés szerint formázza a szöveget.
Most el kell döntenie, hogy az automatikus választ minden partnernél (alapértelmezett beállítás) vagy csak az Outlook címjegyzékében tárolt saját névjegyeknél kell-e konfigurálni. Ez utóbbi esetben egyszerűen be kell jelölnie egy pipát az alábbi mezőbe Válaszokat csak a kapcsolattartóknak küldhet.
Az automatikus válaszok küldésére szolgáló rendszer úgy konfigurálható, hogy csak egy meghatározott időintervallumban működjön, így biztos lehet abban, hogy ez a funkció akkor is elindul és véget ér, ha nincs lehetősége a postafiók elérésére. Ehhez jelölje be a négyzetet Csak egy adott időszakban küldjön válaszokat és állítsa be a dátum és amenetrend ennek az automatizált működésnek a kezdete és vége.
A fenti paraméterek konfigurálása után kattintson a gombra Mentés, amely a képernyő jobb felső sarkában található. Ezzel minden alkalommal, amikor e-mailt kap, automatikus választ küld a konfigurált beállításoknak megfelelően
A fenti eljárás ezen is elvégezhető okostelefon van Tabletta, az Outlook Webmail elérése a mobil eszköz böngészőjén keresztül. Bejelentkezés után érintse meg az ikont ☰ a bal felső sarokban található, és megnyomja az elemet Automatikus válaszok. Jelölje be a négyzetet Küldjön automatikus válaszokat és hajtsa végre az előző sorokban jelzett eljárást az automatikus válaszüzenet létrehozására és konfigurálására a kapott e-mailekre.
Figyelmeztetem, hogy ez a funkció nem programozható okostelefonokon és táblagépeken, ezért kézzel kell deaktiválnia, ha már nincs rá szüksége, eltávolítva a pipát a négyzetből Küldjön automatikus válaszokat.
hogyan töltse le az Outlook e hogyan állítsák be, hogy többet megtudjon a témáról.
A következő fejezetekben azonban bemutatom az automatikus válasz bekapcsolásának folyamatát Microsoft Outlook, mind a Windows-on elérhető asztali kliensen, mind pedig a macOS-on keresztül. Figyelmeztetem, hogy az automatikus válaszrendszer elérhető minden olyan postaládához, amely korábban támogatta ezt a funkciót. Az ügyfélnek nem kell tovább futnia a PC-n, mert az automatikus válasz akkor is továbbításra kerül az e-mail szerverre, ha a számítógép ki van kapcsolva.
Alatt konfigurált fiókokhoz IMAP van POP3ez a funkció azonban nem biztos, hogy elérhető. Ezután erre a fejezetre hivatkozhat a funkció használatához Szabályok, amely csak akkor működik, ha az Outlook kliens fut a számítógépen.
ablakok
Konfiguráláshoz Microsoft Outlook fel ablakok az automatikus válaszok elküldésénél kövesse azt az eljárást, amelyet a következő néhány sorban megmutatok Önnek, ami csak néhány percet vesz igénybe.
Először indítsa el Microsoft Outlook, a ikonján keresztül asztalon vagy a menüben Rajt. Miután ez megtörtént, válassza a fület File tetején egy új képernyő megnyitásához nyomja meg a gombot Automatikus válaszok (irodán kívül).
Megjelenik egy új mező, amelyen keresztül konfigurálhatja az automatikus választ, amelyet el kell küldeni azoknak, akik új e-mailt küldenek. Először aktiválja a dobozt Küldjön automatikus válaszokat és a doboz aktiválásával dönthet arról, hogy beállít-e időintervallumot az automatizált folyamat kezdetére és végére Küldés csak az időintervallumon belül és a legördülő menük segítségével válassza ki a dátum és aMost kezdetének és végének.
Most már csak össze kell írnia az automatikus válasz üzenetét. Ehhez használja a füleket A szervezeten belül, hogy konfiguráljon egy üzenetet, amelyet el kell küldeni az azonos munkacsoportba tartozó kollégáinak, és / vagy A szervezeten kívül, vagyis válaszolni minden feladónak. Ez utóbbi esetben először aktiválnia kell a dobozt Küldjön automatikus választ a szervezeten kívüli felhasználóknak majd válassza ki, hogy ezt a választ csak az Outlook névjegyeinek kell-e elküldeni (Csak személyes névjegyek) vagy bárki (A szervezeten kívüli felhasználók).
Végül használja a fejlett HTML-szerkesztővel ellátott szövegdobozt a válaszüzenet létrehozásához, majd nyomja meg a gombot rendben, a művelet megerősítéséhez. Ha a művelet sikeres volt, akkor az Outlook főképernyőjén megjelenik egy értesítés, amely jelzi, hogy az automatikus válaszok aktívak, és hogy a megfelelő gombra kattintva letilthatja őket. Inaktiválja.
Mac operációs rendszer
Szintén keresztül Outlook mert Mac operációs rendszer beállíthatja az automatikus választ a bejövő levelekre. Ehhez lépjen a fülre Eszközök és nyomja meg a gombot Külterületen kívül.
Az Ön számára megjelenő új képernyőn tegyen pipát a négyzetbe Küldjön automatikus válaszokat a fiókhoz. Ezen a ponton használja a szövegdobozt Válaszoljon egyszer minden küldőnek a következővel: az automatikus válaszban használandó üzenet kitöltéséhez. Ezután tegyen egy pipát a négyzetbe Csak ebben az időszakban küldjön válaszokat, a dátum és aMost az automatizált működés kezdete és vége.
Ha választ szeretne küldeni a munkacsoportján kívüli küldőknek is, engedélyezheti a négyzetet Válaszokat küld a szervezeten kívüli küldőknek is, úgy, hogy beírja a szöveget a megfelelő szövegterületre, majd kiválasztja a lehetőségeket Csak azoknak a feladóknak szerepel, akik szerepelnek a névjegyzékben, hogy válaszokat küldjön csak a címjegyzék tagjainak, vagy Küldés minden külső feladónak, azaz bármilyen e-mail címre, beleértve a hírlevelekről is. Miután befejezte az automatikus válasz beállítását, nyomja meg a gombot rendben megerősítéséhez.
Az Outlook szabályok segítségével állíthat be automatikus választ
Ban ben Microsoft Outlook beállíthatja az automatikus választ a (z) -ban beállított e-mail címekre is IMAP vagy POP3 vagy olyan dobozok, amelyek nem támogatják ezt a funkciót a Microsoft részéről. A válaszok azonban csak akkor működnek, ha az Outlook PC-n fut, mivel a funkciót használni fogják Szabályok, amiről a következő bekezdésekben mesélek.
ablakok
Fel ablakok, Rajt Outlook és kattintson a gombra Új e-mail üzenet, a fül bal oldalán található itthon. Ezután töltse ki az automatikus válasz szöveges üzenetét, a témát is megadva, majd kattintson az elemekre File > Mentés névvelformátumként választva OTF Outlook sablon.
Az automatikus válasz mentése után OTF, itt az ideje egy Outlook-szabályon belül konfigurálni. Ehhez kattintson a fülre File majd nyomja meg a gombot Szabályok és figyelmeztetések. A megjelenő képernyőn kattintson a gombra Új szabály és válassza az opciót Szabály alkalmazása az összes beérkezett üzenetre, majd tovább nyomva Előre.
Ekkor nyomja meg újra a gombot Előre, opciók kiválasztása nélkül, és a gombra kattintva erősítse meg választását Aha. A következő képernyőn jelölje be a négyzetet Válaszoljon egy adott sablont és kattintson a megfogalmazásra Konkrét modell amit alább talál. Ezután feltárja a számítógép mappáit, hogy megtalálja a fájlt OTF korábban mentett, és nyomja meg a gombot Megnyit.
Most nyomja meg a gombot Előre kétszer egymás után, végül a megnevezettre vége. Ezzel létrehoz egy szabályt, amely automatikus választ küld az összes üzenetre, amely az Outlook futása közben érkezett. Deaktiválásához csak térjen vissza a szakaszhoz Szabályok és figyelmeztetések és a megfelelő gombbal törölje a szabályt a listából Töröl.
Mac operációs rendszer
Fel Mac operációs rendszerEhelyett az automatikus válasz szabály alapján történő beállítása egyszerűbb, mint a Windows esetében alkalmazott eljárás. Válassza a fület Szervez és nyomja meg a gombot Szabályokelem kiválasztásával Szabályok szerkesztése, az Ön számára megjelenő dobozból.
Ha ez megtörtént, kattintson a bejegyzésre IMAP vagy POP balra, a postafiók beállításának alapján, és nyomja meg a gombot + amelyet az alábbiakban talál, új szabály létrehozásához. A szakaszban Hajtsa végre a következő műveletet, nyomja meg a gombot + jobb oldalon, és kattintson az elemnek megfelelő legördülő menüre Üzenet áthelyezése. Ezután válassza ki az elemet Válasz és kattintson a mellette lévő négyzetre Válaszszöveg. Ezután írja be a választ a küldéshez, és nyomja meg a gombot rendben. Nyomja meg újra a gombot rendben hogy megerősítse a szabály létrehozását.