Csakúgy, mint a klasszikus papírbetűk, amelyek felhalmozódása során túl sok helyet foglalnak el, és használhatatlanná teszik a könyvtárakat és íróasztalokat, az e-mailek is összezavarhatják az e-mail fiókok postaládáját, és így zavart okozhatnak és feleslegesen "megeszik" a helyet a lemezen. offline e-mail kliensek). Ezért archiválni kell őket bizonyos rend megalkotása érdekében. Hogy mondod? Pontosan ezt a problémát szeretné megoldani ma Outlook, a híres e-mail kliens a Microsoft fejlesztette ki, de nem tudod, hogyan tovább? És akkor azt hiszem, jó helyre jöttél, a megfelelő időben!
A következő bekezdésekben tulajdonképpen részletesen elmagyarázom Önnek hogyan lehet archiválni az e-maileket kilátásokban: Megmutatom a Windows és a macOS szoftver klasszikus verziójában, az online változatában és az Android, iOS és a Windows 10 Mobile mobil változatában követendő eljárást. A teljesség kedvéért bemutatom azt is, hogyan archiválhatja az e-maileket egy "alternatív" levelező kliensekkel szinkronizált Outlook-fiókból.
Tehát már benne van a "parancsnokságokban", készen áll az indulásra? Aha? Tökéletes! Kényeztesse magát, szánjon minden szükséges időt arra, hogy a következő bekezdések elolvasására koncentráljon, és ami még fontosabb, hajtsa végre azokat a "tippeket", amelyeket adok Önnek. Biztos vagyok abban, hogy ha lépésről lépésre követi javaslataimat, akkor ma minimális erőfeszítéssel képes lesz befejezni a "vállalkozását". Élvezze az olvasást!
oktatóanyag), tudd, hogy számíthat az adott archiválási funkcióra, amely lehetővé teszi a régebbi üzenetek automatikus áthelyezését egy külön mappába a többi e-mailből, így egyszerre rendelve a beérkező leveleket és "egyszerűsítve" a programadatbázist.
Mielőtt bemutatnám az e-mailek archiválásának különféle lépéseit az Outlook programban, szeretném elmondani, hogy ezt az útmutatót írtam Microsoft Outlook 2016 amely az írás idején a program legfrissebb változata a redmondi óriás Office csomagjában. Mindenesetre az alábbi utasítások a program régebbi verzióin is végrehajthatók (a 2007-es verziótól kezdve, a gyakorlatban mindazok, amelyek rendelkeznek a füles felülettel Szalag). Miután ezt a pontosítást megtettük, intézkedhetünk.
ablakok
Ha az Outlook for for verzióját használja ablakok, kattintson a gombra File a bal felső sarokban található, és a címsor alatt található legördülő menüből válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyhez be szeretné állítani az üzenetek automatikus archiválását. Számla információ (nem szükséges, ha a programban csak egy e-mail cím van konfigurálva).
Ekkor nyomja meg a gombot Eszközök (a ikon postaláda ecsettel), és kattintson a bejegyzésre Tisztítsa meg a régi elemeket ... a megjelenő menüből. A megnyíló ablakban tegye a pipát az elemre Archiválja a mappát és az összes almappát, válasszon a legördülő menüből Előzményelemek archiválása a referencia dátum, amelytől kezdve az üzeneteket archiválni kell, és megnyomja a gombot rendben a beállítások mentéséhez. Ha a fájlt az alapértelmezettől eltérő mappában tárolt e-mailekkel szeretné menteni, kattintson a gombra Tallózás és válassza ki a kívánt célmappát.
Ha akarja, archiválhatja az e-maileket is, ha különböző beállításokat választ ki azon mappák alapján, amelyekhez az üzenetek tartoznak. Ehhez lépjen a fülre itthon Outlook (a bal felső sarokban található), kattintson a jobb gombbal a mappa neve amelyben üzeneteket akar tárolni (pl. Beérkező levél, Levél elküldvestb.) a bal oldalsávon, és válassza ki az elemet Ingatlan… a megjelenő menüből.
A megnyíló ablakban válassza ki a fület Automatikus archiválás és válassza ki a kívánt beállításokat: például beállíthat egy egyedi határidőt és célmappát az üzenetek archiválásához, ha bejelöl egy pipát az elemek mellé Ezekkel a beállításokkal archiválja a mappát van Régi elemeket áthelyezni ide: majd kiválasztja a kívánt beállításokat. Könnyű, igaz?
És ha kíváncsi, archiválhatja az egyes üzeneteket is: ehhez keresse meg az archiválni kívánt e-mailt a beérkező levelek mappában, kattintson a jobb gombbal az üzenet előnézetére, és válassza ki az elemet Archívum a megnyíló menüből. Alternatív megoldásként válassza ki az archiválandó e-mailt, és nyomja meg a gombot Archívum a kártyáról itthon.
Minden archivált üzenet a mappába kerül Archívum: megnyitásával jobb egérgombbal kattinthat az egyes archivált üzenetekre, és a megnyíló menüből törölheti őket az elemre kattintva Töröl, helyezze át őket egy másik mappába az elem megnyomásával Mozog stb.
Mac operációs rendszer
A verzióról Mac operációs rendszer Sajnos az a funkció, amely lehetővé teszi a legrégebbi e-mailek automatikus archiválását, az előző bekezdésben említettem, nem érhető el. Ugyanakkor létrehozhat szabályokat az e-mailek automatikus archiválására, amelyek rendelkeznek bizonyos sajátosságokkal (például ugyanazon e-mail címekről).
Ehhez kattintson a fülre itthon, megnyomja a gombot Szabályok kattintson a jobb felső sarokban található elemre Szabály létrehozása ... és a megnyíló mezőben határozza meg a szabály feltételeit az űrlap tetején található legördülő menük segítségével. A szakaszban Hajtsa végre a következő műveletet, nyissa meg a legördülő menüt, válassza ki az elemet Áthelyezés mappába és a jobb oldali legördülő menüben válassza ki az elemet Válasszon mappát ....
A megnyíló űrlapba írja be a mappa neve az e-mailek áthelyezéséhez, amelyek megfelelnek az imént jelzett feltételeknek (pl. Archívum), válassza ki és nyomja meg a gombot Választ. Végül nyomja meg a gombot rendben: minden e-mail, amely megfelel a szabályban szereplő feltételeknek, automatikusan az archívumba kerül!
Ha akarja, manuálisan archiválhat egy vagy több e-mailt az alábbiak szerint: lépjen abba a fiókmappába, amelyben az archiválandó e-mailek találhatók (pl. Beérkező levél), keresse meg az archiválni kívánt üzenetet, kattintson a jobb gombbal az előnézetre, és válassza ki az elemet Archívum a megnyíló menüből.
Alternatív megoldásként válassza ki az archiválandó üzenetet, és nyomja meg a gombot Archívum tetején található, vagy ha MacBook vagy iMac számítógépről dolgozik, amelyhez egy trackpad van csatlakoztatva, helyezze a kurzort az Önt érdeklő üzenetre, mivel két ujja jobbról balra csúszik az érintőpad felületén, majd nyomja meg a gombot zölden Archívum ami az üzenet jobb oldalán jelenik meg.
Az összes archivált üzenet a mappába kerül Archívum: megnyitásával jobb egérgombbal kattinthat az egyes archivált üzenetekre, és a megnyíló menüből törölheti őket az elemre kattintva Töröl, helyezze át őket egy másik mappába az elem megnyomásával Mozog stb.
Az Outlook.com bejelentkezési oldalán nyomja meg a gombot Belépés, írd be aemail cím Az archiválni kívánt e-maileket tartalmazó gombra kattintva kattintson a gombra Előre, írd be a Jelszó fiókjának megfelelő szövegmezőben, majd nyomja meg a gombot Belépés.
Miután bejelentkezett, válassza ki a bal oldali oszlopból azt a mappát, amely az archiválandó üzeneteket tartalmazza (pl. Beérkező levél, Levélszemétstb.), majd keresse meg a kívánt e-mailt, kattintson a jobb gombbal az előnézetre, és válassza ki az elemet Archívum a megnyíló menüben. Alternatív megoldásként, miután kiválasztott egy üzenetet egy pipával, nyomja meg a gombot Archívum a felső sávban található.
Második gondolat esetén az archivált üzenetet az alábbiak szerint helyezheti át az "eredeti mappájába": megnyomja a kártyát Archívum a bal oldali oszlopban található, kattintson a jobb gombbal az üzenet előnézetére, majd kattintson az elemekre Áthelyezés> [Az üzenet áthelyezéséhez szükséges mappa neve] (volt. Beérkező levél). Az üzenetet úgy is áthelyezheti, hogy kiválasztja, és megnyomja a feliratokat Ugrás a> elemre [Az üzenet áthelyezéséhez szükséges mappa neve] (volt. Beérkező levél), amely a felső menüsorban található.
Ha törölni kíván egy archivált üzenetet, vigye az egérmutatót az előnézete fölé, és kattintson a kuka megjelenik, vagy ha úgy tetszik, kattintson a jobb gombbal az e-mail előnézetére, és válassza ki az elemet Töröl a megnyíló menüben. Egyszerű, igaz?
Android vagy iOS? Garantálom, hogy még ebben az esetben sem a művelet, amelyet végrehajtásra hívnak, egyáltalán nem bonyolult: mindössze annyit kell tennie, hogy azonosítja az érdeklődésre számot tartó e-maileket, és megnyomja a megfelelő parancsot, amely lehetővé teszi archiválását.
Miután elindította az Outlook alkalmazást eszközén, jelentkezzen be fiókjába (ha szükséges), érintse meg a gombot Levél (a ikon levél borítékot bal alsó sarokban található), és a megnyíló képernyőn nyomja meg a gombot (≡) a bal felső sarokban található az archiválandó üzeneteket tartalmazó mező kiválasztásához (pl. Beérkező levél, Levél elküldvestb.).
Ezen a ponton keresse meg az archiválni kívánt üzenetet, és készítsen egyet csúsztasson jobbról balra előnézetén, és mintha "varázslat" varázslata lenne, megjelenik a zöld gomb Archívum: továbbra is húzza az ujját balra a kiválasztott üzenet archiválásához, és kész.
Az archivált üzenetek megtekintéséhez érintse meg újra a gombot (≡) a bal felső sarokba helyezi, és megnyomja az elemet Archívum. Ha vissza akarja hozni az archivált üzenetet a beérkező levelek mappájába, akkor csak annyit kell tennie, hogy megint egyet csinál csúsztasson jobbról balra maga az üzenet előnézete; míg ha törölni szeretné az egyik archivált e-mailt, akkor először meg kell nyitnia az előnézet megérintésével, majd nyomja meg a kuka a jobb felső sarokban. Ennél könnyebb?!
Archiválja az Outlook e-mailjeit más e-mail kliensekben
Befejezésül szeretnék néhány "tippet" adni hogyan archiválja az Outlook e-mailjeit más e-mail kliensekben. Ha más ügyfeleknél konfigurálta az Outlook e-mail címét, akkor nagy valószínűséggel érdekli, hogyan kell tovább haladni, és azonnal kapcsolatba lépünk Önnel!
- Windows 10 Mail - megnyomja a gombot (≡) a bal felső sarokban található, válassza ki az archiválandó üzeneteket tartalmazó mappát (pl. Beérkező levél), kattintson a jobb gombbal az e-mail előnézetére, és válassza ki az elemet Archívum a megnyíló menüből.
- Apple Mail - ha használja Levél fel Mac, válassza ki az archiválandó üzeneteket tartalmazó mappát a bal oldalsávról (pl. Belépés> Élő), kattintson a jobb gombbal az üzenet előnézetére, és válassza ki az elemet Archívum vagy alternatívaként válassza ki az üzenetet és nyomja meg a gombot Archívum tetejére helyezett. Fel iPhone van iPadehelyett keresse meg az archiválandó üzenetet, csúsztassa jobbra-balra az előnézetben (anélkül, hogy elérné a kijelző bal végét, különben az üzenet közvetlenül törlődik), nyomja meg a gombot (…), érintse meg az elemet Üzenet áthelyezése ... és nyomja meg az elemet Archívum.
- Mozilla Thunderbird - válassza ki a bal oldalsávon az archiválandó e-maileket tartalmazó mappát, kattintson a jobb gombbal az archiválni kívánt üzenetre, és válassza ki az elemet Archívum a megnyíló menüből.
